A.8 ALGEMENE KOMMISSIE VIR ARGIEF

 

Geagte Voorsitter, Broers en Susters, u kommissie doen graag soos volg verslag:

1. OPDRAGTE VAN DIE ALGEMENE SINODE VAN 1994

1.1 Argiefhandleiding

1.1.1 Opdrag

Die Algemene Sinode het besluit (Hand 1994, p 458, pt 1.2.3)

"1. Die Algemene Sinode aanvaar die aanbevole lees-stof oor kerklike argief- en museumbeleid van die AKA en die betrokke kommissie van die sinodes as 地 tussen-tydse maatreël tot by die publisering van AKA se hand-leiding."

"2. Die Algemene Sinode besluit dat sy Argief- en Museumbeleid en die praktiese implementering daarvan kan dien as 地 basis vir 地 afgeronde handleiding."

1.1.2 Uitvoering

Die AKA het kennis geneem van die werk wat in hierdie verband deur die Argief van Transvaal en Midde-Afrika gedoen is en het daarby aangesluit.

1.1.3 Bevinding

Oor die afgelope aantal jare is gevind dat daar 地 toe-nemende aantal saakgelastigdes (skriba/kassier/ regis-terhouer) van gemeentes is met weinig ondervinding en kennis van gemeentelike administrasie. Sommige streke het groot verwisseling van kerkkantoorpersoneel. Die feit dat kerklike administrasie nie deel uitmaak van die teolo-giese opleiding van leraars nie - en nie primêr sy/haar taak behoort te wees nie - lei daartoe dat saakgelastig-des nie noodwendig opgelei is/word vir hul taak, of altyd die regte leiding ontvang nie. In 地 aantal gevalle is gevind dat saakgelastigdes - en ook leraars - selfs nie oor 地 kerkorde beskik nie. Die leraar ervaar dit as 地 groot frustrasie dat hy/sy die saakgelastigde moet oplei, want dit neem kosbare tyd en verg wye kennis en insig van die leraar in die Kerkorde, prosedures, ens. Daarom ervaar leraars dit dikwels as onnodige rompslomp.

In gesprekke en opleidingsessies is gebrek aan prak-tiese opleiding as kritieke punte genoem. Die personeel van die argiewe word daagliks genader vir hulp en ver-soeke om opleiding. Dit werk deur na ringe en in som-mige gevalle is ringstukke tot 2 jaar uitstaande omdat die stukke onvolledig by en deur die ringskribas ingelewer word. Dikwels word dieselfde foute jaarliks herhaal. 地 Dodelike en bose kringloop ontwikkel in 地 gemeente en sekere werk word nooit afgehandel nie. Die hoofrede is die gebrek aan kundigheid en opleiding by saakgelas-tigdes. Vroeër het sommige sinodes 地 handleiding vir saakgelastigdes gebruik.

Om dié rede het die Sinodes van Transvaal deur die Argief in Pretoria "Riglyne en prosedures vir saakgelas-tigdes" laat opstel vir gebruik in gemeentes, sowel as vir opleiding in gemeentelike administrasie tydens oplei-dingsessies van 5 uur.

1.1.4 AANBEVELING

Die Algemene Sinode besluit:

1.1.4.1 Kopieë van die "Riglyne en prosedures vir saakgelastigdes" word as werksdokument aan sino-des beskikbaar gestel vir ondersoek en kommentaar aan die AKA teen Maart 1999.

1.1.4.2 AKA bring veranderings aan ná die kommen-taar en lê die voorgestelde Handleiding aan die ASK voor vir goedkeuring voordat dit aan die onderskeie kerklike argiewe verskaf word vir verdere versprei-ding.

1.1.4.3 Sinodale argiefkommissies word aange-moedig om die inisiatief te neem met die opleiding van saakgelastigdes van gemeentes.

1.2 Rekenarisering

1.2.1 Opdrag

Die Algemene Sinode het besluit (Hand 1994, p 458, pt 1.3.4)

"Die Algemene Sinode besluit om sy opdrag van 1990 aan die AKA ivm rekenarisering van dooplidmate- en lidmateregisters te herhaal. [Die Algemene Sinode besluit om dit aan die Algemene Kommissie vir Argief op te dra om verdere ondersoek te doen na die werklike behoefte in hierdie verband en moontlike eenvormige spesifikasies met die oog op standaardisering vir soda-nige rekenarisering op te stel. 地 Begroting vir hierdie ondersoek moet eers aan die AKF voorgelê word (Hand 1990, p 682, Bl2.6, pt 6.2.2)] Die Algemene Sinode spreek sy dank uit oor die navorsing tot dusver én die vertroue dat die belangrikste daarvan in die reses afgehandel sal kan word en gemeentes spoedig leiding van die AKA sal ontvang."

1.2.2 Uitvoering

In die uitvoering van sy opdrag het die AKA hom laat lei deur deskundiges in die onderskeie sinodes op dié gebied. Veranderde behoeftes het die klem laat verskuif na gerekenariseerde registerhouding en -registerafskrifte wat per stiffie of ander wyse aan die argief gelewer word ten einde administratiewe rompslomp in gemeentes uit te skakel, toevloei van papier na argiewe te verminder en duur ruimte te bespaar. Vorige versoeke deur die Alge-mene Sinode dat 地 gesentraliseerde register vir die hele kerk ontwikkel word, het ook aandag ontvang deur by die nuwe tegnologie na oplossings te gaan soek.

1.2.3 Bevinding

Daar is vasgestel dat elk van die sinodale argiewe ge-meentes/ringe oor die rekenarisering van registers en gerekenariseerde registerafskrifte moes adviseer. Gere-kenariseerde gemeenteregisters word reeds die afgelope 10 jaar in sommige gemeentes gebruik en rekenaar-uitdrukke van registerafskrifte wat aan die voorskrifte van die argiewe voldoen, word sedert 1992 in sinodale argie-we ontvang, bewaar en gebruik. As proefneming word gerekenariseerde registerafskrifte per disket/stiffie reeds sedert 1994 deur Noord-Transvaalse gemeentes inge-stuur. Met die rekenaaruitdrukke van registerafskrifte is daar weinig probleme, maar dit het gou duidelik geword dat daar drie probleemareas is:

  • die lees, stoor en oproep van afskrifte per disket/stiffie ingelewer as gevolg van die verskeidenheid gemeen-teprogramme op die mark;
  • die onsekerheid oor die veilige bewaring van gere-kenariseerde afskrifte teenoor gedrukte afskrifte wan-neer in terme van dertig jaar en langer gedink word;
  • en die skynbaar onvervangbaarheid van die bestaan-de handgeskrewe registers in gemeentes agv onge-standaardiseerde programme.

Om dié rede is aandag gegee aan die moontlikheid van 地 eenvormige gestandaardiseerde rekenaardatabasis (en boekhoustelsel) vir gemeentes wat die probleme met die lees en die elektroniese bewaring van registerafskrifte sal oplos. Daar is sonder sukses met verskaffers van gemeenteprogramme onderhandel vir die daarstel van 地 gesamentlike gestandaardiseerde gemeenteprogram. Sommige sinodes probeer die probleem omseil deur die mees aanvaarbare program(me), met die grootste kliënte- en ondersteuningsbasis aan te beveel. Die kerk sou 地 eie program kon ontwikkel en so goedkoop moontlik aan gemeentes beskikbaar stel. Dié moontlik-heid is ondersoek en haalbaar bevind, maar die nadele hieraan verbonde is dat die kerk addisionele personeel sal moet aanstel om dié diens aan gemeentes te onder-steun. Dit is nou moontlik om selfs die groot, ou registers op die rekenaar in te skandeer met 地 besparing van instanshouding en restourasiekoste en om alle soektogte so te hanteer. Vanaf 地 sekere datum sou alle lidmaat-bewegings gerekenariseer kon word, wat die noodsaak-likheid van registerafskrifte selfs kan uitskakel. Befond-sing kan geskied deur die besparing in arbeid by die betrokke sinodes se gemeentes. Die voorwaarde moet egter wees dat al die gemeentes van 地 sinodale [argief] gebied daarby inskakel. Die ondersoek en eksperimen-tering het die volgende resultate getoon:

*1 Die gerekenariseerde gemeenteprogramme verge-maklik gemeentebediening en met die koms van mo-dems en internet, kan gekoppelde gemeentes met baie min moeite binne 地 dag of twee lidmaatskap elektronies aanvra en oorplaas.

*2 Gerekenariseerde registerafskrifte wat per stiffie/CD by die argief ingedien word, lewer onnodig baie probleme en werk vir argiefpersoneel omdat gerekenariseerde doop- en lidmateregisters steeds vergesel moet word van 地 verklaring van die Ringsargiefkommissie ten opsigte van die korrektheid van die afskrifte. Gedrukte kopieë moet dus in elk geval voorgelê word.

*3 Bestaande gemeenteprogamme vergemaklik nog net die werk van die saakgelastigde, want sommige pro-gramme kan nog nie die handgeskrewe register vervang nie. Die uitdruk van 地 volledige gemeenteregister en die byhou daarvan, tesame met drie (3) "geslagte" elektro-niese rugsteune, is steeds die beste manier van rugsteun van die gerekenariseerde register.

*4 Elke sinode behoort 地 bestaande diensverskaffer aan te wys wat bereid is om 地 gestandaardiseerde gemeen-teprogram te ontwikkel wat aan al die vereistes voldoen, vir gebruik deur alle gemeentes van 地 betrokke sinode. Sodoende kan afskrifte per stiffie/CD by argiewe ingedien word, direk in die program ingetrek word, korrek uitge-druk word, elektronies bewaar en opgeroep word.

*5 Die droom van ruimtebesparing deur die vervanging van harde kopieë met gerekenariseerde registerafskrifte (en die inlewer van gerekenariseerde registers in die plek van lywige handgeskrewe registers), kan moontlik word. Die veiligheid en die proses van bewaring op band/CD/ DVD/optiese skywe, moet egter nog uitgeklaar word.

*6 Een gesentraliseerde register blyk nou 地 groter moontlikheid te wees. Dit kan indirek wees, want deur 地 modem of 地 faksmasjien kan gekoppelde gemeentes met baie min moeite binne 地 dag of twee lidmaatskap elektronies aanvra en oorplaas. Dit kan ook direk van aard wees deurdat die verskillende sinodes besluit om gemeentes te verlos van die rompslomp wat register-houding; aanvra en oorplaas van lidmaatskap; en die jaarlikse registerafskrifte meebring, deur die hele proses by die betrokke sinodale argief te hanteer.

1.2.4 AANBEVELINGS

Die Algemene Sinode besluit:

1.2.4.1 Die AKA gaan voort met sy ondersoek ten opsigte van sentralisering van registers en doen verslag aan die ASK oor die twee alternatiewe en die ASK handel die saak af:

1.2.4.1.1 Gesentraliseerde gemeenteregisters by verskillende sinodale argiewe.

1.2.4.1.2 Die gebruik van gestandardiseerde ge-meenteprogramme.

1.2.4.1.2.1 Sinodes verkry die samewerking van ge-meentes om een gestandaardiseerde gemeentepro-gram vir die betrokke sinodale gebied te bekom waar gemeentes van gerekenariseerde registers gebruik maak.

1.2.4.1.2.2 Gemeentes se gerekenariseerde registers moet ondersteun word deur 地 handgeskrewe regis-ter/gedrukte kopie van die gerekenariseerde register en drie [3] geslagte rugsteune op stiffie/CD/DVD/ optiese skyf/magneetband.

1.2.4.1.2.3 Gerekenariseerde registerafskrifte per stiffie/ CD/DVD/optiese skyf is alleen ná oorleg met die betrokke argiewe ontvanklik, en wel onder die verdere voorwaardes:

  • In 地 formaat wat voldoen aan die vereistes soos deur die betrokke Kommissie vir Argief bepaal.
  • By wyse van 地 gestandaardiseerde gemeente-program deur die betrokke sinode goedgekeur en waaroor die betrokke argief ook beskik ten einde dit te kan lees en verwerk.

1.2.4.1.2.4 Rekenaaruitdrukke en gerekenariseerde registerafskrifte moet vergesel word van 地 serti-fikaat van goedkeuring deur die betrokke gemeen-telike en ringsargiefkommissie.

1.2.4.1.2.5 Lidmaatskap mag elektronies per e-pos/ faks aangevra en oorgeplaas word, mits dit op 地 amptelike vorm/briefhoof is.

1.3 Rekordbeheer

1.3.1 Opdrag

Die Algemene Sinode besluit (Hand 1994, p 459 pt 2.3.2):

"Die Algemene Sinode besluit dat die AKA 地 standpunt oor die kerkregtelike en inligtingkundige implikasies van rekordbeheer in die kerk moet formuleer met verslag aan die ASK of die Algemene Sinode."

1.3.2 Uitvoering

Geen sodanige studie is tot dusver in die kerk gedoen nie. Die kommissie het hom laat lei deur bestaande gebruike binne die kerk, argiefbeginsels en die volgende wetgewing: Nr 43 van 1996: Wet op die Nasionale Argief van Suid-Afrika, 1996; Nr 58 van 1962: Inkomstebelas-tingwet, Art 75. I.F en 75.2; Nr 77 van 1968: Seëlregwet, Art 23(6) en 23(16); Nr 68 van 1969: Verjaringswet, Art 11(c); Nr 3 van 1983: Wet op Basiese Diensvoorwaar-des, Art 20.3 (April 1998 vervang met nr 75 van 1997, Art 31.2); Nr 56 van 1981: Wet op Mannekragopleiding; Art 44; Regulasies vir die behoud en bewaring van Maat-skappyrekords, 1983; Regulasies vir die Bewaring van Dokumente van Beslote Korporasies, 1984.

1.3.3 Bevinding

Gemeentes nader gereeld kerklike argiewe vir hulp met die "opruim" van hul kluise. In baie gevalle word dit nie opgevolg met die instuur van argivalia nie en baie ge-meentes lewer selde gemeentestukke by die argief in. In sekere gevalle waar gemeentes by ander ingelyf is ná eenwording, is geen stukke ingelewer nie en sommige gemeentestukke is selfs onopspoorbaar. Die gevaar bestaan dat kerkrade op eie inisiatief mag besluit om kluise "skoon te maak", waardeur onvervangbare stukke permanent verlore raak. Gemeentes/kommissies en per-sone binne die kerk beskik dikwels oor unieke materiaal wat eerder by argiewe ingelewer behoort te word agv unieke navorsingswaarde.

Die AKA definieer Rekordbeheer as die beheer oor kerklike dokumente deur middel van reëls wat vir die hele kerk geld ten opsigte van die bewaring en vernie-tiging van dokumente. Rekordbeheer het vir die kerk van die uiterste belang geword omdat die kerk sonder 地 doeltreffende geheue nie doeltreffend kan funksioneer nie. Só loop hy die gevaar om in stryd met sy eie besluite te handel en vir homself en ander probleme te skep.

Gebrekkige liaseerstelsels lei dikwels tot die onoordeel-kundige opgaar van stukke en vernietigbare stukke word selde volgens die korrekte prosedure vernietig, terwyl argivalia selde by argiewe ingegee word vir bewaring.

Beskikkingsmagtiging is die term wat die reg en/of verpligting van 地 argiefskeppende instansie aandui om na verloop van 地 sekere tyd argivalia na die argief te mag oorplaas, of dit te mag vernietig. Argivalia wat so oorgeplaas word, is op bruikleen en bly steeds gemeen-telike eiendom. Die kerk behoort hom hieroor te verant-woord omdat daar ook bepaalde wetgewing is wat dié saak bepaal (sien Bylae A8-1).

Anders as in geval van staatsdepartemente is gemeen-tes outonoom en besluit self oor die plek van bewaring van sy argivalia. Die beleid vir bewaring en/of vernietiging word deur bepaalde wetgewing gereël. (Sien wet no 43, 1996 artikel 3(d) oor nie-publieke rekords.) Kommissies se argivalia behoort aan die kerk in breër verband, en die plek van permanente bewaring is die betrokke argief. Argiewe moet gemeentes/kommissies begelei in die pro-sesse van inlewering, bewaring en vernietiging.

Gemeentes en kommissies besluit self of sekere stukke geslote is vir navorsers, sowel as die tydperk van dié geslotenheid. 地 Hofbevel kan die gemeentes/ kommis-sies/argiewe verplig om dokumente beskikbaar te stel. Omdat argivalia wat by die argief op bruikleen ingelewer word, die eiendom van die gemeente/kerk bly en die argief aanspreeklik gehou kan word vir argivalia wat aan navorsers of navraers beskikbaar gestel word, moet die argiefskeppende instansie geslote stukke duidelik merk en skriftelik onder die aandag van die argief bring.

1.3.4 AANBEVELING

Die Algemene Sinode aanvaar die volgende stand-punt oor rekordbeheer:

1.3.4.1 Gemeentes beskik oor hul eie argivalia en lewer dit by die betrokke argief in vir bewaring, vol-gens die riglyne in Bylae A8-1.

1.3.4.2 Kommissies van die kerk in breër verband lewer gereeld (nie langer as 10 jaar se stukke word self bewaar nie) hulle argivalia by die betrokke argief in vir bewaring.

1.3.4.3 Waar 地 gemeente met 地 ander gemeente verenig, word alle gemeentestukke van die gemeente wat sluit, behalwe dokumente van die laaste 5 jaar en die gemeenteregisters, by die argief ingehandig vir bewaring voor datum van eenwording.

1.3.4.4 Gemeentes wat ophou bestaan, lewer voor datum van ontbinding alle argivalia by die betrokke argief in.

1.3.4.5 Argiefskeppende instansies en amptenare moet by die inlewering van argivalia, die argief advi-seer met betrekking tot stukke wat gesluit behoort te word, asook die tydperk. Sulke stukke is vir navor-sers gesluit en word alleen beskikbaar gestel met goedkeuring van die argiefskeppende instansie, of indien die argief deur 地 hof daartoe galas word.

1.3.4.6 Argiefskeppende instansies moet behulp-saam wees met die versameling en bewaring van ongepubliseerde verhandelinge (teologiese/ histo-riese navorsing), gemeenteblaaie, fotomateriaal en akoestiese materiaal.

1.3.4.7 Vir doeltreffende rekordbeheer word "Rig-lyne vir die bewaring van kerklike dokumente" (Bylae A8-1) aanvaar as beleid.

2. ADVIES AAN DIE SINODE

2.1 Uitbreiding van werksterrein en gevolglike naamsverandering

2.1.1 Probleemstelling

Die werksterrein van kerklike argiewe het in sommige sinodes aansienlik verander. Die klem het verskuif van blote bewaring van kerklike dokumente en hulp aan navorsers, na dienslewering aan die kerk (sien ook 1.1 tot 1.3; 2.1 tot 2.2).

Vroeër het die argief hoofsaaklik 地 navorsingsdiens, bewaringstaak en registerdiens as opdrag gehad. Die klem het in die meeste argiewe uitgebrei na inligting-verskaffing aan persone binne en buite die kerk vanweë die gerekenariseerde ontsluiting van kerklike dataver-samelings wat 地 magdom van inligting vir die kerk beskikbaar maak en die behoefte aan inligting versterk. Die beskikbaarstel van die inligting help die kerk in sy besluitnemingsprosesse, verleen hulp aan gemeentes in hulle administratiewe take en bedien predikante van inligting. Die verandering het by byna al die kerk se argiewe ingetree en het ook gelei tot 地 naamsver-andering in Bloemfontein, Pietermaritzburg en Pretoria, nl Argief- en Inligtingsdiens.

Argiewe se werksterrein sien nou só daar uit:

Argief: rekordbeheer, bewaring, registerdiens, navor-singbegeleiding, saakgelastigde-begeleiding (opleiding), museumdiens, genealogie.

Rekenaardienste (inligtingtegnologie): hulp aan ge-meentes met rekenarisering, E-pos kommunikasie, internet-gebruik, skep van internet-tuisbladsye en selfs rekenaaropleiding.

lnligtingsdiens: inligtingontsluiting, skep van databasis-se, navorsingsbegeleiding, koördinering van kerklike inligtingsdienste, inligtingsoektogte (op internet; by inlig-tingsinstansies; uit ander inligtingsbronne), koerantknip-seldiens, "Inlig-Aktueel".

2.1.2 Bevinding

Die werksterrein van die argief het verbreed in reaksie op die eise wat die wêreld aan die kerk stel om aktueel te bly en sy lidmate in die verkleinde wêreld te begelei deur die inligtingmynveld van keuses en veranderende same-lewingsverbande. Dit het veroorsaak dat die taak van die argief grootliks verskuif het na dienslewering - ook inlig-tingsdiens - om die kerk in die breedste verband in sy besluitnemingsprosesse tot hulp te wees.

Indien die ontsluiting en rekenarisering van inligting tot 地 professionele, gekoördineerde en effektiewe naslaan-diens in al die argiewe kan ontwikkel (sien 2.2 hieronder), sal die kerk beskik oor - wat bekend staan as - 地 bestuursinligtingstelsel. Die voordele hieraan verbonde is die ontwikkeling van doeltreffende inligting- en navor-singsentra met 地 netwerk van gerekenariseerde data-basisse van alle dokumente/inligting in die argiewe, van-waar inligting onmiddellik per navraag elektronies (E-pos) aan sinodes, ringe, kommissies en gemeentes beskik-baar gestel kan word.

2.1.3 AANBEVELING

2.1.3.1 Die Algemene Sinode kondoneer die uitbrei-ding van die werksterrein van die Argief en die naamsverandering na Argief- en (Bestuurs)Inlig-tingsdiens, soos beskryf in 2.1.1-2.1.2 en die opdrag van die AKA word sodanig uitgebrei.

2.1.3.2 Die sinodes gee hieraan aandag.

2.2 Inligtingtegnologie en kommunikasiestelsels binne die kerk

2.2.1 Probleemstelling

Verskeie sinodes het die werksaamhede van sommige kommissies afgeskaal en kantore wat vroeër inligting oor kerksake kon verskaf, is gesluit. Dit het die navrae wat deur die Argief- en Inligtingsdienste hanteer word, dras-ties laat vermeerder. Intussen is vinniger, betroubaarder en veral goedkoper kommunikasiemetodes ontwikkel waarmee die kerk rekening moet hou.

2.2.2 Uitvoering

2.2.2.1 Inligtingtegnologie: Die kommissie het met belangstelling kennis geneem van die proefneming van die Transvaalse Sinodes om van Worldnet Africa (nou via CNW Info by M-Web) as diensverskaffer gebruik te maak vir toegang tot die internet. 地 Projek van modem-skake-ling is in vier ringe van die Transvaalse sinodes begin om te bepaal in hoe 地 mate die Ned Geref Kerk deur middel van die rekenaar sy kommunikasie- en inligtingstelsel op gemeentelike, rings-, sinodale en openbare vlak sou kon bedryf.

2.2.2.2 Inligtingnetwerk: Sedert 1995 is die rekenari-sering van dataversamelings in die argiewe versnel deur professionele en kundige personeel in diens van die kerk. Die groot hoeveelheid data wat reeds tot inligting verwerk is, word daagliks deur leraars, gemeentes, kommissies, navorsers en die publiek benut. Gedurende Maart 1996 het personeel van die Argief in Pretoria 地 weeklange werkswinkel in Kaapstad aangebied aan personeel van die ander argiewe van die kerk, Die Voorligter, Die Kerk-bode, Christen-Netwerk (CNW) en die Algemene Sinode. Hiertydens is opleiding gegee en op 地 werkswyse en standaard databasis-strukture besluit, waarvolgens saamgewerk sou word om inligting van die deelnemende instansies te rekenariseer en dmv tegnologie aan die kerk beskikbaar te stel. Deur samewerking word oor-vleueling grootliks uitgeskakel en tans ontsluit die onderskeie Argief- en Inligtingskantore volgens gestan-daardiseerde strukture alle argiefmateriaal, maar ook 7 dagblaaie, 2 naweek-koerante, Die Kerkbode en Nuwe Voorligter. Daagliks word die redaksie van die Tydskrifte-maatskappy van die kerk per modem van koerantknip-sels in beeld voorsien vir gebruik by publikasie-beplanning, en word 地 weeklikse aktualiteitsdiens aan die kantore van die Algemene Sinode: Inligting en Eku-mene, AKDB, AJK en ander kommissies gelewer. Die groot hoeveelheid data wat reeds tot inligting verwerk is, word daagliks deur leraars, kommissies, gemeentes, navorsers en lede van die publiek aangevra en gebruik. Tog is daar belangrike kerklike versamelings wat nie ontsluit word nie.

2.2.2.3 Internet-tuisblad op elke vlak van die kerk: Die kerk word hierin deur CNW Info bygestaan wat die diens-verskaffer via M-Web is. M-Web bied 地 gewilde inhouds-diens wat reeds 650 000 tot 750 000 besoeke per week registreer. CNW Info bied 地 Christelike nuusdiens en geordende inhoud op 地 goedvergelykende Tuisblad (HTML) op internet wat Christelike inligting, nuusdiens en hulp aan internetgebruikers bied en ontvang reeds nage-noeg 100 000 "besoeke" per maand.

2.2.3 Bevinding

Kommentaar wat deur die Transvaalse Kerkargief gele-wer is oor die modemproefneming, toon dat e-pos vir die kerk 地 effektiewe kommunikasiemedium is wat betrou-baarheid en spoed ten opsigte van vergaderingstukke, pos en die oorplasing van lidmaatskap betref. Dit gee die kerk ook toegang tot inligting van die verskillende sinodes (ontsluit deur die argiewe), sowel as inligting op die Internet. Kommunikasie ter voorbereiding vir vergader-ings word bespoedig en bevorder. Dit word moontlik om teen bekostigbare tariewe van e-pos en telefoonkon-ferensies óf e-pos en videokonferensies (in die toekoms) gebruik te maak in plaas van duur vergaderings op sinodale en Algemene Sinodale vlak. Meer as l00 ge-meentes/leraars/kommissies het reeds hul eie e-pos adresse wat op 地 daaglikse basis gebruik word. Enige gemeente, leraar of kommissie wat oor 地 modem beskik, kan toegang tot al die inligting verkry wat die kerk, lidmate en leraars se bediening direk raak. Vergelyk in hierdie verband "Inlig-Aktueel" van die Argief- en Bestuursinligtingsdienste in Pretoria wat intekenaars op die hoogte hou met koerantartikels wat die kerk en sy bediening raak.

Die argiewe van Transvaal, Kaap en Natal kan per modem inligtingsoektogte vir navorsers en die kerk by mekaar doen. 地 Direkte gevolg van die samewerking was die ontstaan van internet- en e-posstrukture vir die kerk waardeur inligting bekom en versprei word. lnternettuisblaaie op alle vlakke van die kerk het bekos-tigbaar geword en dienste is beskikbaar om elke ge-meente/kommissie in staat te stel om sy werksaamhede en bedieninge op die internet bekend te stel en só 地 nuwe bedieningsterrein te betree. Gedurende November 1996 het die Argief- en Bestuursinligtingsdienste van Pretoria 地 werkswinkel namens CNW Info by die WNNR gereël waar 地 aantal genooides byeen was om oor die praktiese benutting van e-pos en die internet in gemeen-tebediening te besin. Vir sending en pastorale bear-beiding lê groot nuwe uitdagings en moontlikhede voor, terwyl sommige jeuggroepe vanuit die kerk al die uit-daging opgeneem het.

Die volgende is 地 opsomming van die versamelings wat op die gestandaardiseerde DBText-program ingevoer is en sedert 1995 ontsluit word en by die argiewe wat deelneem op rekenaar beskikbaar is vir daaglikse ge-bruik deur die kerk - aantal rekords tussen ():

  • Adres-Databasis (1600)
  • Publikasieversameling (boeke, tydskrifte, brosjure-materiaal (5627)
  • Die Kerkbode, voor 1995 SATB-CD, na 1995 ontsluit: (3282)
  • Fotoversameling (465)
  • Gemeenteversameling (3334)
  • Sinodeversamelings (3929)
  • Acta-/Notuleversameling (9144)
  • Kommissieversameling (3732)
  • Registers: lidmate-, doop-, huweliksregisters (340)
  • Verhandelinge (1768)
  • Koerantknipselversameling (9794)
  • Predikanteversameling (6625).

Totaal van 49 640 gerekenariseerde rekords.

2.2.4 AANBEVELING

Die Algemene Sinode besluit:

2.2.4.1 Die gebruik van modems vir e-pos, faks en inligtingsdoeleindes deur sinodes, kommissies en gemeentes word aanbeveel.

2.2.4.2 Leraars, kommissies en gemeentes word aangemoedig om van die inligting wat by die onder-skeie Argief- en Inligtingsdienste beskikbaar is, ge-bruik te maak.

2.2.4.3 Die Algemene Sinode ontwerp en onderhou 地 tuisblad deur CNW Info en sinodes/gemeentes word aangemoedig om van die aanbod van CNW Info ge-bruik te maak.

2.2.4.4 Sinodes word versoek om hul argiewe in staat te stel om saam te werk aan 地 uitgebreide gerekenariseerde inligtingstelsel dmv modemskake-ling met die AKA as fasiliteerder van die proses.

2.2.4.5 Sinodes word versoek om hulle argiewe in staat te stel om die ontsluitingslas van kerklike versamelings wat tans nog nie aandag geniet nie, te deel en die AKA kry opdrag om die leiding te neem in die organiseer daarvan.

2.2.4.6 Die AKA kry opdrag om ondersoek in te stel na die koste-implikasie van inligtingsdienste met die oog op vasstelling van tariewe vir gebruik van inlig-ting binne en buite die kerk.

3. WERKSAAMHEDE TEN OPSIGTE VAN NAVORSING, BEPLANNING, INLIGTING EN VOORLIGTING

3.1 Jaar 2000-probleem

3.1.1 Probleemstelling

地 Tyd gelede het die "Jaar 2000-probleem" reeds die aandag van rekenaardeskundiges begin geniet, omdat dit groot finansiële implikasies vir die gebruiker van rekenaartegnologie kan hê indien dit nie vroegtydig aan-dag geniet nie. Wat die Jaar 2000-probleem ingewikkeld maak, is die feit dat verskillende rekenaardeskundiges uiteenlopende advies hieroor gee. Nasionaal en inter-nasionaal is die saak baie ingewikkeld. Basies kom dit daarop neer dat rekenaartegnologie geprogrammeer is om jaartalle op 2 [98] óf 4 [1998] -syferstelsel weer te gee. Rekenaars wat met die 2-syferstelsel geprogram-meer is, sal in die jaar 2000 foute begin maak, terwyl sommige heeltemal sal ophou funksioneer. Die risiko-velde is die volgende: berekeninge gebaseer op iemand se ouderdom, wanneer krediet geprosesseer word, wanneer inventaris gehou word van bederfbare goedere, wanneer afslag bereken word op betalings, wanneer rente bereken word op laat-betalings en wanneer datums gebruik word vir enige berekening of vergelyking.

Sedert 1960 is rekenaarstelsels geprogrammeer deur gebruik te maak van die 2-syferstelsel vir datums. 3 Mei 1954 sou gestoor wees as 03.05.54. Maar met die jaar 2000 sal bv die volgende foutiewe berekeninge voorkom: Geboortedatum 03.05.54: in 1999 sal die rekenaar die persoon se ouderdom bereken as 99-54=46 jaar. In 2000 sal die berekening só lyk: 00-54=55 jaar.

3.1.2 Uitvoering

Die saak is met verskeie kenners bespreek, met uiteen-lopende aanbevelings.

3.1.3 Bevinding

Die oplossing lê daarin om die geprogrammeerde 2- syferstelsel met 地 4-syferstelsel te vervang. As tussen die teenstrydige inligting ten opsigte van watter progam-matuur en watter hardeware onaangeraak bly deur die probleem, tog leiding gegee moet word, moet daar ten opsigte van rekenaar harde- en sagteware, en ander tegnologie onderskei word, omdat die probleem onder-vang kan word deur óf die BIOS-kode aan te pas/vervang óf die stelsel te vervang.

3.1.3.1 Hardeware

Die meerderheid rekenaars in gebruik in die kerk beskik waarskynlik nog oor 486 DX 100mhz moederborde en 8MB geheue. Baie sal waarskynlik meestal nuwe gene-rasie 486 rekenaars wees wat moontlik net deur BIOS-verstellings vir die jaar 2000 gereedgemaak kan word. Tog is die moontlikheid daar dat 地 BIOS-ver-stelling nie genoegsaam sal wees nie en dat die reke-naar tot ten minste 地 Pentium 200 met 16 MB geheue opgradeer sal moet word, omdat dié tipe Pentium-moederborde Jaar 2000-aanpasbaar behoort te wees. Rekenaargebruikers sal binne die volgende paar maan-de elke persoonlike rekenaar individueel moet laat toets en evalueer omdat opgradering na die minimum Pen-tium-vlak moontlik deur die sagteware verplig sal word. Dit geld ook Netwerkbedieners waar dit in gebruik is.

3.1.3.2 Sagteware

Dit blyk volgens sommige kenners dat Windows 3.11 nie Jaar 2000-aanpasbaar is nie en dat alle Windows 3.11-gebruikers na Windows 95 aangepas sal moet word, wat implikasies vir opgradering mag inhou. Ander sagteware wat gebruik word [Lotus, Tubo, Cash, ACCPACC, Pastel, gemeenteprogramme, ens] sal met die verskaffers uitgeklaar moet word met 地 skriftelike vrywaring. Dit geld ook Netwerk-sagteware waar van toepassing.

3.1.3.3 Ander apparaat

Telefoonskakelborde: Daar is in die pers berig dat verandering in kabels deur TELKOM vir die Jaar 2000 地 verandering ten opsigte van die tipe skakelbord mag noodsaak omdat bestaande skakelborde nie die Jaar 2000-verandering sal kan hanteer nie. Op 27 Januarie 1998 het Telkom se Bemarkingsafdeling telefonies die versekering gegee dat analoog-kabels nog steeds in gebruik sal wees en dat ISDN-kabels nie verpligtend sal word en sodoende iets met die Jaar 2000-probleem te make het nie. Wat skakelborde betref, is daar groter onsekerheid omdat baie skakelborde deur 地 rekenaar werk of geprogrammeer is. Sodra verskaffers om skrif-telike versekering gevra word dat die skakelbord wel Jaar 2000-aanpasbaar is, word gewoonlik aanbeveel dat hulle eers 地 ondersoek doen teen bepaalde koste.

Telefoonbestuurstelsels: Omdat dié stelsels se datums deur 地 rekenaar gelees word, geld dieselfde optrede as met ander rekenaars. Dieselfde geld ook die sogenaam-de "Voice Mail"-telefoonboodskapstelsels. Van die stel-sels is nie Jaar 2000-versoenbaar nie en opgraderings moet gedoen word.

Frankeermasjiene: Na aanleiding van koerantberigte is navraag by Telkom gedoen oor die vereistes ten opsigte van die frankeermasjien vanaf die jaar 2000. Telkom het bevestig dat baie van die ouer frankeermasjiene vanaf die jaar 2000 nie meer sal kan funksioneer nie. Vanaf 1 Januarie 2000 kan geen frankeermasjien meer by die Poskantoor hervul word nie. Die Poskantoor doen aanbe-velings oor die bes moontlike frankeermasjiene.

3.1.4 AANBEVELING

Die Algemene Sinode besluit:

Sinodes neem verantwoordelikheid om die erns van die Jaar 2000-probleem tov rekenaartegnologie onder die aandag van kommissies en gemeentes te bring.

3.2 Standaardafkortings vir registers

3.2.1 Probleemstelling

Met die oog op die beperkte ruimte in kerklike registers beskikbaar, is 地 afkortings vir gebruik in kerklike registers in 1982 deur die Algemene Sinode goedgekeur [Hande-linge, p1396 27.2]. Intussen is dié lys deur argiewe aangevul om by veranderde omstandighede aan te pas, sonder dat dit gestandardiseer of goedgekeur is.

3.2.2 Uitvoering

Die 1982-lys is aan die onderskeie argiewe voorgelê vir verbetering.

3.2.3 Bevinding

Daar is gevind dat die lys verouderd en in sommige gevalle onnodig uitgebreid is. 地 Nuwe lys word aan die sinode voorgelê vir goedkeuring en vir gebruik in kerklike registers.

3.2.4 AANBEVELING

Die Algemene Sinode Besluit:

3.2.4.1 Met die oog op die beperkte ruimte in regis-ters beskikbaar, word die volgende lys standaard-afkortings goedgekeur vir gebruik in kerklike regis-ters:

AGS Apostoliese Geloofsending van Suid- Arfrika

Afr Afrikaans(e)

APK Afrikaanse Protestanse Kerk

Arg Argivaris/Argief

Art Artikel

Ass of God Assemblies of God

Bapt Kerk Baptistekerk

Bel Belydenis van Geloof

Bep Bepaling

Bl Bladsy

Ch of Eng Sa Church of England in Southern Africa

Cong Church Congregational Church

CPSA Church of the Province of South Africa (Anglikane)

Dupl Duplikaat/Inskrywing

Ev Geref Kerk Evangeliese Gereformeerde Kerk

Fout Foutiewe Inskrywing

Gel Gelofte

Gem Gemeente

Geref Kerk Gereformeerde Kerke in Suid-Afrika

Ingel Ingelewer

Inskr Inskrywing

KO Kerkorde

KR Kerkraad/Kerkraadsbesluit/

Kerkraadsgoedkeuring/

Kerkraadsnotule

Kaap Wes- en Suid-Kaapland

Lm/Lid Lidmaat/Lidmaatsertifikaat/Lidmaatskap

Luth Kerk Lutherse Kerke

Meth Kerk Methodist Church

Nasar Kerk Kerk van die Nasarener in Afrika

NGKA Nederduitse Gereformeerde Kerk in Afrika

N Kaap Noord-Kaapland

N Tvl Noord-Transvaal

Ned Geref Kerk Nederduitse Gereformeerde Kerk

Ned Herv Kerk Nederduisch Hervormde Kerk van Afrika

Oos-Kaap Oos- Kaapland

Oos O Kerk Oosterse Ortodokse Kerk

O Tvl Oos-Transvaal

O V S Oranje-Vrystaat

Oorl Oorlede

P Pagina (bladsy).

PPK Pinkster Protestantse Kerk

Presb Kerk Presbiteriaanse Kerk

RCA Reformed Church in Afrika

RKK Roomse Katolieke Kerk

Reg Registrasie/Register

Nam Namibië

S D Adven Sewende Dag Adventiste Kerk

Sin Sinode/Sinodaal(-ale)

Skr Skriba

Skrift Skriftelik

Toest Toestemming

VGKA Verenigende Gereformeerde Kerk in Suider Afrika

v van

ver Verander

verl Verloor(e)

vers Versuim(de)

vers reg Versuimde registrasie

Vol Ev Kerk Volle Evangelie Kerk

W Tvl Wes-Transvaal

4. ALGEMEEN: PERSONEEL

Die personeel van die AKA het gedurende die reses verander. Behalwe die argivarisse van die drie groter argiewe, ds A Strydom (Kaapstad), dr IL Ferreira (Bloem-fontein) en dr CJJ Froneman (Pretoria), dien mev E Raath (Pietermaritzburg), ds W Moore (Windhoek) en prof P Coertzen (ARK) ook in die AKA. Van hierdie lede het dr IL Ferreira (1997) geëmiriteer.

DS A STRYDOM (voorsitter)

MEV E RAATH (skriba)

BYLAE A8-1

BEWARING EN VERNIETIGING VAN DOKUMENTE

 

Een van die grootste kopsere van gemeentes ten opsigte van administrasie, is die groot aantal dokumente, korre-spondensie en veel meer, wat oor die jare in hulle kluise/bewaarplekke opgehoop het en wat hulle graag sou wou vernietig. Gemeentes, ringe, sinodes en kom-missies word versoek om in hierdie verband van die volgende riglyne vir die bewaring en vernietiging van materiaal kennis te neem en dienooreenkomstig met die materiaal/dokumente in hul argiewe te handel. Kerkor-delike bepalings/reglemente/riglyne, en riglyne uit wetge-wing is met die opstel hiervan so volledig moontlik ge-raadpleeg. Spesifieke verwysings na wetgewing word gevind in Bylae A8-2.

1. VERNIETIGING VAN ARGIVALIA

1.1 Die vernietiging van "efemere" materiaal: (Ver-nietigbare materiaal)

Hierdie materiaal staan bekend as "efemeer" (Grieks = efhemera = "op die dag"). Dit is materiaal wat net op die "betrokke dag" van toepassing is, maw kortstondig van aard en betekenis is en geen verdere navorsingswaarde het nie. In hierdie moeilike en verantwoordelike keuse staan die argief gemeentes by. Die volgende is enkele voorbeelde en breë riglyne - volledige riglyne is in Bylae A8-2:

1.2 Vernietig na een (1) jaar

1.2.1 Verskonings wat vir 地 vergadering aangebied is, wat geen verdere implikasie het as dat die persoon die vergadering nie kon bywoon nie, en wat in die notule reflekteer word.

1.2.2 Geleibriefies (na 地 jaar) waarvan die inhoud oor-bodig geraak het aangesien dit uit die stuk, waarvan die brief die begeleiding was, duidelik genoeg blyk dat, van wie, wanneer en onder welke omstandighede dit ontvang is.

1.2.3 Kennisgewings van en oproepe na vergaderings, berigte van verhindering en presensielyste (na 地 jaar), mits die feitelike besonderhede wat op die stukke ver-skyn, volledig in die notule gereflekteer word en dit geen verdere implikasie het as dat die vergadering plaasgevind het, dat persone opgeroep is en dat hulle die vergadering kon of nie kon bywoon nie.

1.2.4 Briewe en/of kennisgewings van die aanvaarding/ nie-aanvaarding van benoemings/verkiesings mits die inligting elders (in notules of verslae) gereflekteer word en die brief/kennisgewings geen verdere implikasie het as dat die benoeming/verkiesing aanvaar is/nie aanvaar is nie.

1.2.5 Kennisgewings en uitnodigings (na 地 jaar) mits die inligting op die betrokke stukke elders bekom kan word.

1.3 Vernietiging van stukke vyf (5) jaar en ouer

Dit is stukke waarvan die inhoud elders vasgelê of te vinde is, bv:

1.3.1 Geloofsbriewe wat deur die betrokke vergadering waarvoor dit uitgereik is, aanvaar is, word bewaar tot met die volgende gewone vergadering.

1.3.2 Statistiese en ander gegewens kan vernietig word wanneer die inhoud op 地 versamelstaat vasgelê is, byvoorbeeld: omsendbriewe ontvang waarvan reeds ken-nis geneem is, waarna nie weer terugverwys sal word nie en wat geen verdere implikasie het as die eenmalige saak wat daarin aangeroer is nie.

1.3.3 Doopseëls wat met die oog op belydenisaflegging ingelewer is, kan waar die betrokke persone binne mak-like bereik is, terugbesorg word. So nie, kan dit na 5 jaar vernietig word, aangesien dit weer maklik aangevra sou kon word.

1.3.4 Lidmaatsertifikate en attestate wat ingelewer is, kan na 5 jaar vernietig word mits die inhoud van die stukke in die betrokke registers ingeskryf is en alle ter-saaklike inligting in die verband daar of elders te vinde is.

1.3.5 Finansiële stukke ouer as 5 jaar, wat betrekking het op afgehandelde tranksaksies, en wat huidig geen verdere implikasies meer het nie, en waarvan die ter-saaklike inligting elders ook te vinde is, mag vernietig word:

* Basaar-, dankoffer- en ander kollektelyste, ouer as 5 jaar, wat niks van histories of enige ander belang aangaande 地 persoon of saak vermeld nie, maar bloot aandui, sonder enige verdere implikasies, wat aan geld en/of ware vir die betrokke basaar of saak geskenk is, waarvan die vernaamste besonderhede elders ook te vinde is en waarna nie weer verwys sal word nie. Dit geld ook kwitansieboeke van die kassier, diakens en kollek-tante. Tjekteenblaadjies en gewisselde tjeks mag eers na 6 jaar vernietig word.

* Maandelikse finansiële state, ouer as 5 jaar, waarvan besonderhede sonder enige verdere implikasies net op die betrokke maand van toepassing is, waarvan die besonderhede elders (bv op 地 finansiële jaarstaat) ge-vind kan word en waarna nie weer terugverwys sal word nie. Dieselfde geld vir inbetalingslyste van diakens.

* Fakture/rekeningstate wat betaal is.

* Fakture/rekeningstate wat betaal is en waarby gewis-selde tjeks aangeheg is, mag eers na 6 jaar vernietig word.

* Belastingopgawes (werknemersbelasting), betaal-state en personeelrekords.

* Kontrakte, ooreenkomste en waarborge - 5 jaar ná vervaldatum.

Vir finansiële stukke wat permanent bewaar moet word: Kasboeke, joernaalboeke, grootboeke en gete-kende geouditeerde state - sien 2.2

1.4 Ander stukke vir vernietiging:

Dit is stukke wat as gevolg van verbleiking, verwering of beskadiging, geen leesbare inligting meer bevat nie. Voorbeeld: deurslagkopieë van ou korrespondensie wat so dof geword het dat dit onleesbaar is; soms ook waar deurslagbrieweboeke ("pen carbon books") gebruik is.

2. BEWARING VAN ARGIVALIA

2.1 Keuring van materiaal deur kerkraadsargief-kommissie met inagneming van die volgende dissi-plines:

2.1.1 地 Doelmatige lêersisteem met onderwerpe be-hoort geskep te word (gebruik gerus die kerk se kommis-siestelsel) sodat belangrike dokumente wat permanent bewaar sal word, nie saam met efemere (wegdoenbare) dokumente op dieselfde lêer teregkom nie. Efemere dokumente word in afsonderlike lêers geliasseer sodat die maksimum ruimtebesparing uit die vernietiging van efemere stukke behaal kan word.

2.1.2 Elke argiefstuk word op eie meriete volgens waar-de beoordeel.

* Stukke het direkte waarde vir die instansies wat dit geskep het as instrument om die lopende administrasie op sinvolle, konsekwente en sistematiese wyse aan die gang te hou. Dit geld veral resente dokumente. Stukke met indirekte waarde kan navorsings- waarde hê en gee insig en begrip in die verhaal van die instansie.

* Funksionele waarde is daardie inligting in dokumente oor die ontstaan, funksies, organisatoriese samestelling en ontwikkeling van die instansie wat dit voortgebring het. Dit het navorsingswaarde vir navorsers op elke moontlike vakgebied. Die inhoud van elke dokument bepaal keu-ring en nie die verhouding daarvan met ander dokumente nie.

2.2 Stukke wat permanent bewaar moet word:

Historiese stukke: Ooreenkomste van historiese be-lang, stigtingsaktes en titelaktes. Alle lidmaatregisters, huweliksregisters, agendas (verslae), notules, konsisto-rieboeke, afkondigingsboeke, doopkladboeke, gemeen-teblaaie en korrespondensie nie hierbo gedek, word by die argief ingelewer nie later as 10 jaar na afsluiting (vgl Bylae A8-2).

Finansiële stukke: Sekere van die volgende stukke sal permanent bewaar word slegs indien dit die eerste/ oorspronklike stukke is, of stukke wat ontstaan het in 地 besondere fase van die gemeente/kerk se geskiedenis: kasboeke, joernaalboeke, grootboeke, getekende geou-diteerde state, registers van vaste bates.

2.3 Die vernietiging van materiaal

Geen stukke mag vernietig word sonder die goedkeuring van die Argivaris nie. Goedkeuring moet skriftelik verkry word. Eers word 地 inventaris/oorplasingslys opgestel van al die materiaal wat volgens bogemelde riglyne ver-nietig kan word. Dit word aan die kerkraad/kommissie voorgelê vir goedkeuring en daarna aan die Argivaris voorgelê as tweede kontrole om seker te maak dat belangrike dokumente nie in die slag bly nie. Eers nadat hy/sy toestemming verleen het, mag dié materiaal ver-nietig word.

2.4 Stukke ingelewer by Argief

Stukke wat gemeentes/kommissies by die argief inlewer, moet ingevolge beskikkingsmagtiging onder dekking van 地 volledige inventaris/oorplasingslys, ná 地 besluit deur die kerkraad/ kommissie, in oorleg met die Argivaris by die argief ingelewer word vir bewaring en ontsluiting. Gemeentes behoort gereeld hul eie bewaarplekke so te "ontruim", dat dokumente van net ongeveer 10 jaar in die gemeente se kluis bewaar word. Die wyse waarop dit gedoen moet word, sal deur Argief- en Inligtingsdiens by navraag verduidelik word. Die bepaling van Wet 43 van 1996 is hier ter sprake [Art 3(d),(f); 12].

BYLAE A8-2

AANBEVOLE TYDPERKE VIR BEWARING VAN REKORDS

 

 

REKORD

TYDPERK VIR BEWARING

(JAAR)

BRON

VERWYSING

 

 

Oorspronklike

( )Nuwe Wetgewing

Oorspronklike

indien mikroverfilm

( )Nuwe Wetgewing

Sien Bylae 2

REKENINGKUNDIGE REKORDS

Aankoopsfakture

5(4)

 

 

(b)

Aankoopsjoernale

15

5(4)

(a) en (b)

Aankoopsbestellings

5

 

 

(b)

Algemene grootboeke

15

5(4)

(a) en (b)

Ander bewyse

5(4)

 

 

(b)

Bankopdragte

5(4)

 

 

(b)

Bankstate en -bewyse

5(4)

 

 

(b)

Belastingopgawes en -aanslae

5(4)

 

 

(b)

Betaalstate

5(4)

 

 

(b)

Bykomende bylaes tot

rekeningkundige rekords en aanvullende

rekeningkundige rekords

15

5(4)

(a) en (b)

Debiteursgrootboek

15

5(4)

(a) en (b)

Debiteurstate

5(4)

(b)

Depositostrokies

5(4)

 

 

(b)

Dividend- en rentebetalingslyste

12

 

 

(c)

Finansiële jaarstate

15

5(4)

(a) en (b)

Finansiële jaarstate - werkspapiere

5(4)

 

 

(b)

Goedere ontvangsnota痴

5(4)

 

 

(b)

Hulpgrootboeke

15

5(4)

(a) en (b)

Hulpjoernale

15

5(4)

(a) en (b)

Hulprekeningboeke

15

5(4)

(a) en (b)

Jaareindewerkspapiere

5(4)

 

 

(b)

Joernale

15

5(4)

(a) en (b)

Joernaalbewyse

5(4)

 

 

(b)

Joernaalbewyse waar hulle steunopgawes

vir rekeningboeke of hulprekeningboeke is

15

5(4)

(a) en (b)

Kasboek

15

5(4)

(a) en (b)

Kleinkasboeke

15

5(4)

(a) en (b)

Konsolidasieopgawes

15

3(4)

(a)

Korrespondensie

(sien paragraaf 15 van Riglyne)

 

 

Kosteberekeningsrekords

5(4)

 

 

(b)

Krediteursfakture en -state

5(4)

 

 

(b)

Krediteursgrootboek

15

5(4)

(a) en (b)

Kwitansies

5(4)

 

 

(b)

Registers van vaste bates

15

5(4)

(a) en (b)

Rekeningkundige rekords

15

5(4)

(a) en (b)

Rentebetalingslyste (genoteerde maatskappy)

12

 

 

(c)

Salaris- en loonregisters

5(4)

 

 

(b)

Spoorvrag- en versendingsdokumente

5(4)

 

 

(b)

Tjeks

6

 

 

(e)

Verkoopbelastingrekords

5(4)

 

 

(b)

Verkoopsfakture

5(4)

 

 

(b)

Verkoopsjoernale

15

5(4)

(a) en (b)

Voorraadrekords ondersteunende dokumente

15

5(4)

(a) en (b)

Voorraadstate

15

5(4)

(a) en (b)

Vragbriewe

5(4)

 

 

(b)

Wissels

6

 

 

(e)

WERKNEMERSREKORDS

Aansoeke om werk - onsuksesvol

1

 

 

(g)

Belastingopgawes (werknemersbelas-ting)

5(4)

 

 

(b)

Betaalstate

5(4)

 

 

(b)

Nywerheidsopleidingsrekords

3

 

 

(g)

Ongeluksboeke en -rekords

3

 

 

(g)

Personeel-/strafrekords (ná datum van

beëindiging van diens)

3

 

 

(g)

Salaris- en loonregisters

5(4)

 

 

(b)

Tydrekords

3

 

 

(f)

Uitgawerekeninge

5

 

 

(b)

Vakleerling-vergoedingsrekords

3

 

 

(g)

OOREENKOMSTE EN KONTRAKTE

Ander verstreke skriftelike ooreenkomste/

kontrakte (ná vervaldatum)

5

 

 

(b)

Huur-, huurkoop- en opskortende verkoops-

ooreenkomste (ná vervaldatum)

5

 

 

(b)

Kontrakte met agente, klante en leweran-siers (ná vervaldatum)

5

 

 

(b)

Lisensiëringsooreenkomste (ná vervaldatum)

5

 

 

(b)

Ooreenkomste van historiese betekenis

Onbepaald

 

 

 

 

Skadeloosstellings en waarborge (ná

vervaldatum)

5

 

 

(b)

Skulde, na gelang van betrokke soort skuld

- verwys na Verjaringswet (nr 68 van 1969)

artikel 11(c) vir uitvoerige bepalings

6/15/30

 

 

(b) en (e)

TITELDOKUMENTE

Aandelesertifikate

- beleggings

 

- gekanselleer

 

onbepaald of totdat belegging

vervreem is

3

 

 

 

 

 

 

(d)

Patente- en

handelsmerkrekords

onbepaald of vyf jaar ná datum van verstryking

 

 

 

 

Titelbewyse van

eiendom/diagramaktes

onbepaald of totdat eiendom vervreem is

 

 

 

 

STATUTêRE EN AANDELEREGISTRASIEREKORDS

Aandeleoordragvorms

(gekanselleer)

 

12

 

 

 

(c)

Direkteure se bywoningsregisters

15

3

(a)

Indeks van lede

15

3

(a)

Jaarlikse opgawes en ondersteunende

dokumente

onbepaald

3

Kennisgewings van adresverandering

1

 

 

 

 

Kennisgewings van algemene en klas-

vergaderings

onbepaald

3

 

 

Lederegisters

15

3

(a)

Notuleboeke van maatskappye en

beslote korporasies

onbepaald

3

(a)

Registers van direkteure en beamptes

15

3

(a)

Registers van direkteure se belange

in kontrakte

15

3

(a)

Registers van direkteure se belange

in aandele en skuldbriewe

15

3

(a)

Registers van pandgewings en verbande

15

5

(a) en (b)

Registers van skuldbriefhouers

15

3

(a)

Sertifikate om met besigheid te begin

onbepaald

3

(a)

Sertifikate van inlywing

onbepaald

3

(a)

Sertifikate van naamsverandering

onbepaald

3

(a)

Skadeloosstellingsbriewe vir verlore

aandelesertifikate

onbepaald

 

 

 

 

Skrip, sertifikate, waarborge of enige soort-

gelyke instrumente wat enige aandeel,

effekte of skuldbrief verteenwoordig

(gekanselleer)

3

 

 

(d)

Statute en akte van oprigting

onbepaald

3

(a)

Stigtingsverklaring en wysigings (beslote

korporasie)

onbepaald

 

 

(a)

Takregisters

15

3

(a)

BYLAE A8-3

BRONVERWYSINGS VIR BYLAE A8-2

 

1. Maatskappywetregulasies, Regulasies vir die Behoud en Bewaring van Maatskappyrekords 1983 - (Bylae 2 aangeheg); Administrasieregulasies vir Beslote Korpo-rasies. Bewaring van dokumente - (Bylae 3 aangeheg).

2. Inkomstebelastingwet (Nr 58 van 1962) artikels 75(1)(f) en 75(2) (soort en nié tydperk nie).

3. Praktyk deur Die Johannesburgse Effektebeurs goedgekeur.

4. Seëlregwet (Nr 77 van 1968) artikels 23(6) en 23(16).

5. Verjaringswet (Nr 68 van 1969) artikel 11(c).

6. Wet op Basiese Diensvoorwaardes (Nr 3 van 1983) artikel 20(3).

* Wet 3 van 1983 word in April 1998 vervang deur Wet Nr 75 van 1997. Hou van Rekords - Artikel 31(2) (3 jaar).

7. Wet op Mannekragopleiding (Nr 56 van 1981) artikel 44.